こんにちは、うだたつやです。
Notionは、ドキュメントを管理できるサービスですが、 タスク管理アプリとしても使えます!
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Notionのタスク管理ページを作る方法
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3秒でタスク管理ボードを作る方法(テンプレートのコピー)
タスク管理ボードは、一瞬で作れます。
作り方は簡単。テンプレートをコピーするだけです。
それでは、 タスク管理ボードテンプレート をコピーしましょう。
1. テンプレートページ にアクセス
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2. 右上のDuplicate(複製)ボタン をクリック
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少し待つと…。
コピーできました🎉
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Notionのテンプレートをコピーせずに、タスク管理ページを作る方法
テンプレートをコピーせずに、自力で作りたい方は以下のステップで作成可能です。
1.左にある+ボタンをクリック
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2.Databaseから、「Board - inline」(看板ボード)を選択
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3.ボードが作成されました🎉
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4.お好みで、「Not started」「in progress」「Completed」を日本語に変更しましょう
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個人的には、「☑️Todo」「💪取り組み中」「🎉完了」の表記が一番しっくりきます。
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Notionでタスク管理するメリット
僕は、今まで有名なトレロというタスク管理サービスを使っていましたが、Notionに移行しました!その理由は以下の通り。
▼Notionでタスク管理をすると便利な点
- 普段のメモ、タスク管理、スケジュール管理などが全て一つのアプリで完結する
- チームとの共有がかんたん
- Slack通知や、メンバー割り当て機能もあり
- とにかく動作が早い
- 細かくカスタマイズできる
- ガントチャート表示も可能(New)
普段のメモ、タスク管理、スケジュール管理などが全て一つのアプリで完結する
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普段、いろいろなアプリを使っていると、いちいち色んなアプリを立ち上げる必要があって、大変じゃないですか?
例えば、Evernote、Trello、スピレッドシートなどのアプリを全てバックグラウンドで起動すると、かなりPCの動作が重くなりますよね。
でも、 Notionならこれら全部のサービスをNotion一つでカバーできます。
公式サイトのキャッチコピー「 All-in-one workspace 」にもある通り、 全てのツールがNotionに揃っています 。他に必要なのはSlackぐらいですね。
Notionはとにかく動作が早い
タスク管理系のサービスで意外と重要なのが、タスクを追加したりステータスの変更する時の 動作の早さ です。 動作がモサモサしてると、それだけで使う気が失せてしまうんですよね。
その点、 Notionはあらゆる動作が爆速です。
チームとの共有も簡単
色んなサービスを使っていると、 チームで共有しながら作業する際に、それぞれのサービスで個別に招待作業が必要です 。 この手間が結構面倒 なんですよね。
でも、Notion使えば、ワークスペースを丸ごと共有できます。 社内のメモもタスク管理もエクセルも、Notionに招待すれば共有できます!
また、メンバーが退社する場合も、権限がNotionにまとまっているので楽です。
細かくカスタマイズできる
Notionのタスク管理機能は、 かなり細かくカスタマイズできます。 例えば、 タスクにステータスやラベルを付けたり、チェックボックスを追加したり、タスクの親子関係を作ったりと、用途に合わせてかなり細かく設定を変更できます。
しかも、これらのカスタマイズが直感的でわかりやすいです。
Slackへの通知も可能!
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タスクの新規作成や、ステータスの変更点などをSlackで通知してくれる、 Slackの連携機能 もあります!
右上の「Updates」から「Connect Slack channel」をオンにすると、指定したチャンネルにNotionのページの変更点が全て通知されます 。チームで使う際にはこれがめちゃめちゃ便利です
メンバー割り当て機能などもあり
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ちなみに、 Notionはチームで使えるように最適化されていて、タスクの担当者を割り当てたり、期日を決められるような機能もあります。
ガントチャート表示も可能(New)
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最近のアップデートで、タスクを ガントチャート形式 (Timeline view)で確認できるようになりました。 ガントチャートを使うと、長期でスケジュールを立てるようなプロジェクトの管理が捗ります。
ガントチャートはデータベースのビュー(View)から選択でき、自由に切り替えられます。
なので、 普段はかんばんボードを使いつつ、全体の進行を見たい時だけ、タイムラインビューに変更してガントチャートを確認する 。という使い方もできます。超便利ですね。
Notionでタスク管理する際のデメリット
繰り返しのタスクが登録できない
タスクの中には、定期的に繰り返して行うものもありますよね?例えば、「毎日、薬を飲む」とか「毎週水曜日はゴミを出す」など。
そのような 繰り返して行うタスクは、Notionでは登録できません。 (そうのち、アップデートで追加されると嬉しいですね)
すでにTodoist等のタスク管理アプリを使って、定期的に繰り返すTodoを設定している方は、Notionに移行するのは難しいかもしれません。
カレンダービューで、月別の表示しかできない
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Notionには、カレンダー(ビュー)でタスクを一覧で表示させることができます。カレンダー機能を使うと、 毎月完了したタスクを振り返ったり 、 消化するタスクの予定を立てられて、 非常に便利なのですが、欠点があります。
カレンダーの表示を、 週単位や1日単位に表示を切り替えられない ことです。月の表示しかできません。これもNotionのアップデートでサポートして欲しいところです。
タスク管理はシンプルであるべきなので、Notionのデフォルト機能で十分
以上で、色々、複雑な機能の紹介や、細かいデメリットを挙げましたが、 個人的には現状のNotionのデフォルトの機能(かんばんビュー)だけで、十分満足しています。
タスク管理アプリは、 仕組みが複雑だと運用が大変になりますし、アプリが重くなってしまうのも避けたいです。
仕組みはシンプルに保って、タスクに集中するべし
Notionには、関数(formula)やリレーション、ロールアップなどの自由度の高い機能があります。それを使いこなせば、 Notionで複雑なタスク管理の仕組みを構築することも可能です。
しかし、そんなに複雑な仕組みを作っても、僕の経験上、 長続きしません 。途中で運用が面倒になって諦めてしまいます。データが増え、ページの読み込み速度がどんどん遅くなります。
仕組みはシンプルにして、タスクの実行に集中するのが、大切ですよ🙆♂️
NotionをWebサイト化して、タスクを公開する
すでに気づいている方も多いかと思いますが、このページはNotionで作られています。 Superというサービスを使うことで、NotionをWebサイト化できます。
NotionをWebサイト化することで、タスクを一般公開することも可能です。タスクを一般公開して自分を追い込みたい方はどうぞ😇
Notionページを公開して、サービスの開発ロードマップを掲載するのもありですね。